Покрај грижата за заштита на архивската граѓа, потребно е да се обезбеди максимална транспарентност за заинтересираните корисници, односно да се обезбеди брз пристап, пребарување и креирање на верни копии. Тоа се остварува преку т.н електронски или дигитален архив (е-архив).

Дигитален архив претставува место каде што се собрани податоци од архивска граѓа во електронска форма. Во е-архив се запишани податоците од хартија,микрофилмови,аудио и видео-записи и електронски податоци. Во е-архивот се запишани и основните податоци за секој документ што се неопходни за препознавање и негова достапност.Е-архивот е Интернет апликација.Пристапот до податоците и нивното пребарување се брзи и лесни.До податоците се доаѓа преку Интернет-врските од која било точка во светот, во кое било  време. Податоците се заштитени сопреку таканаречени степени на тајност.За секој корисник се дефинира до кои податоци има пристап. Корисникот добива дозвола за пристап вложувајќи определена сума на финансиски средства. Износот на средставта се намалува  со секој пристап во зависност од времето на работа со базата од дигиталниот архив.

Предностите на е-архивот во однос на класичниот се следните: корисникот ја истражува електронската архивска граѓа, а не оригиналната; пристапот и пребарувањата до електронската архивска граѓа се заштитува од оштетувања или од уништување; истражувањето се врши далечински; податоците од архивската граѓа се достапни за сите корисници од која било точка на земјата, во кое било време.

Е-архивот се состои од база на електронска архивска граѓа(електронски документи) и база на податоци  за структурата (индексирањето) на тие документи.

Е-архивот овозможува:

• Пребарување низ архивската граѓа од депоата по документи, фондови, области, периоди, автори, наслови и клучни зборови.
• Пристап и разгледување на одреден документ на екран
• Симнување на копии на одредени документи во печатена форма или во електронска форма и
• Администрирање на базата на документи, односно на базата на нивните структурни податоци.

Архивите се чувари на документите што зборуваат за минатото и за сегашноста на просториите во кои се сместени.Тие се грижат за заштита на документите, но и за нивната достапност до сите граѓани  во државата и пошироко.

Најдобриот начин за остварување на тие две фундаментални архивски функции е креирање на е-архив, кој преку дигитализација на документите ги штити од физичко оштетување,но и користејќи ги огромните можности на Интернетот ги прави достапни до сите корисници независно од местото каде што се физички сместени и од времето во кое се истражуваат.

Креирањето на е-архив е задолжение што на ДАРМ му се наметнува поради светските трендови и поради тенденцијата да се надмине периодот на транзиција и да се влезе во заедничкиот европски дом наречен Европска Унија.

Коментари

Додади ново Пребарај

Напиши коментар

Име: Email:   Наслов:     Please input the anti-spam code that you can read in the image.

3.26 Copyright (C) 2008 Compojoom.com / Copyright (C) 2007 Alain Georgette / Copyright (C) 2006 Frantisek Hliva. All rights reserved."